Бот для записи клиентов: Telegram, MAX или голосовой администратор

Клиент решил записаться в 23:00, когда салон или клиника давно закрыты. Если он пишет — его подхватит бот для записи клиентов в мессенджере. Если звонит — нужен кто-то, кто возьмёт трубку. Поэтому вопрос «какой бот нам нужен» начинается не с выбора конструктора, а с того, как к вам обращаются клиенты.

Ниже — какие бывают боты для записи, что умеет каждый, где у бота хранится расписание (это главный вопрос, о котором редко пишут) и что спросить у сервиса перед подключением.

Какие бывают боты для записи клиентов

• Чат-бот в мессенджере. Живёт в Telegram, MAX или ВКонтакте. Клиент находит бота по ссылке и записывается кнопками или сообщениями. Пользуются те, кто привык писать.
• Виджет онлайн-записи. Окно на сайте, в картах или соцсетях: выбрал услугу, мастера и время — готово. Строго говоря, это не бот, а форма, но задачу решает ту же.
• Голосовой бот на телефоне. Отвечает на звонок голосом, понимает обычную речь и записывает. Пользуются те, кто звонит: чаще клиенты постарше, первичные клиенты с вопросами и все, кому нужно перенести визит «прямо сейчас».

Чат-бот для записи клиентов в Telegram и MAX

Как работает

Чаще всего это сценарий на кнопках: «услуга → мастер → дата → время → подтвердить». Некоторые боты понимают свободный текст, но обычно в пределах сценария. Свободные окна бот берёт либо из своего календаря, либо из вашей программы записи — от этого зависит почти всё, об этом ниже.

Плюсы

• Работает ночью и в выходные, без участия администратора.
• Клиенту не нужно звонить — многие этого не любят.
• Ссылку на бота легко поставить в профиль соцсетей, в карточку на картах, на визитку и в подпись к сообщениям.
• Телеграм-бота для записи клиентов можно собрать в конструкторе без программиста — шаблонов много, в том числе готовый бот для салона красоты.

Ограничения

• Клиент должен найти бота и начать диалог. Кто нашёл вас в поиске и видит номер телефона, скорее позвонит, чем будет искать бота.
• Вопросы вне сценария. «Ваш мастер завтра после шести работает?», «Это больно?», «Можно с ребёнком?» — кнопочный бот на такое не отвечает, и клиент уходит писать администратору.
• Не все готовы писать. Часть клиентов просто привыкла звонить, и их не переучить ссылкой в профиле.

Бот для записи клиентов в MAX. MAX — российский мессенджер, где бизнес тоже может завести бота. По документации платформы для разработчиков, подключиться могут юрлица, ИП и самозанятые — резиденты РФ: сначала профиль на платформе «MAX для партнёров» и его верификация, затем создание бота, который до публикации проходит модерацию. Условия меняются, поэтому перед стартом сверьтесь с актуальной документацией MAX.

Голосовой бот: для тех, кто звонит

Голосовой бот для бизнеса с записью — это ИИ-администратор на вашем телефонном номере. Он берёт трубку, когда администратор занят или салон закрыт, отвечает на вопросы по вашему прайсу и правилам и сам записывает клиента в журнал.

Так работает Alloline: подключается к вашей АТС переадресацией, номер не меняется. Отвечает по базе знаний и не выдумывает, записывает, переносит и отменяет визиты в YCLIENTS, 1С или Битрикс24, а без CRM отправляет заявку администратору в Telegram. Сложный случай передаёт сотруднику. Чат-ботов Alloline не делает — только звонки.

Сравнение: чат-бот, онлайн-запись, голосовой бот

	Чат-бот в мессенджере	Виджет онлайн-записи	Голосовой бот
Кто пользуется	Те, кто привык писать	Те, кто записывается сам и знает, что хочет	Те, кто звонит
Работает ночью	Да	Да	Да
Вопросы вне сценария	Обычно нет, отправляет к администратору	Нет	Да, по базе знаний; чего нет в базе — передаёт человеку
Перенос и отмена	Зависит от бота	Часто по ссылке из уведомления	Да, по звонку
Пишет в вашу CRM	Если есть интеграция	Если виджет от вашей CRM	Если есть интеграция; иначе заявка администратору
Что нужно для запуска	Сценарий, ссылка на бота везде, где вас ищут	Настроенные услуги и графики в программе записи	Переадресация в АТС, база знаний, подключение к CRM

Если у вас больше звонят, чем пишут, начните с телефона

Чат-бот не поможет клиенту, который уже набрал ваш номер и слушает гудки. Если в журнале АТС много пропущенных, а в мессенджеры пишут единицы, первым закройте телефон: позвоните на демо-номер Alloline и послушайте, как бот записывает клиента. Для салонов — пример разговора и расчёт на странице ИИ-администратор для салона красоты.

Где у бота расписание — главный вопрос

Есть два типа ботов.

Бот со своим календарём. Вы заводите в сервисе бота услуги, мастеров и рабочие часы, и он записывает в собственное расписание. Это просто и быстро. Но у вас появляется второй журнал: администратор записывает по телефону в программу записи, бот — в свой календарь. Если их не сверять, на одно время окажутся два клиента. Для мастера-одиночки без программы записи это нормальный вариант, для салона или клиники с администратором — источник двойных записей.

Бот, который пишет в вашу программу записи. Он спрашивает свободные окна у вашей CRM — YCLIENTS, DIKIDI, МИС — и создаёт запись прямо в журнале. Расписание одно, двойной записи нет, администратор видит всё в привычном месте.

Что спросить у сервиса:

• С какой CRM у вас готовая интеграция, а с какой — нет?
• Как бот узнаёт, что окно уже заняли по телефону минуту назад? Проверяет ли время ещё раз перед записью?
• Что видно в журнале: кто создал запись — бот или администратор?

Например, Alloline перед созданием записи в YCLIENTS ещё раз проверяет окно и, если его только что заняли через виджет, предлагает другое время — подробнее на странице интеграции с YCLIENTS. Если журнал ведётся в DIKIDI, интеграцию с DIKIDI сделаем под вас, а до её запуска бот принимает заявки в Telegram.

Как выбрать бота для записи: 7 вопросов к сервису

1. Интеграция с вашей CRM — готовая или «сделаем когда-нибудь»? Без неё бот ведёт второй журнал.
2. Вопрос вне сценария — что бот ответит на «а это больно?» и куда отправит клиента?
3. Перенос и отмена — умеет ли бот сам перенести визит или только записывает новых?
4. Уведомление администратору — как сотрудник узнаёт о новой записи, переносе, сложном случае?
5. Цена — сколько стоит запуск и сколько в месяц, от чего зависит платёж.
6. Кто настраивает — вы сами в конструкторе или подрядчик под ключ.
7. Можно ли попробовать — демо-бот, тестовый период, демо-номер.

Можно ли совмещать

Да, и для многих это лучший вариант: чат-бот или виджет — для тех, кто пишет, голосовой бот — для тех, кто звонит. Условие одно: расписание общее.

Пример связки для салона на YCLIENTS: онлайн-запись YCLIENTS стоит в карточке на картах и в соцсетях, клиенты, которые пишут, записываются сами. Звонки сначала идут администратору, а если он занят или салон закрыт — Alloline отвечает и записывает в тот же журнал. Все записи — в одном месте, двойных нет.

Больше о каналах записи — в статье «Программа для записи клиентов», а о том, что делать с пропущенными звонками, — в «Как не пропускать звонки клиентов».

Чек-лист: что сделать на этой неделе

1. Выгрузите журнал АТС за месяц: сколько входящих, сколько пропущенных, сколько вечером и в выходные.
2. Посчитайте сообщения о записи в мессенджерах и соцсетях за тот же месяц.
3. Сравните: если звонят больше, чем пишут, начните с телефона, если наоборот — с чат-бота или виджета.
4. Проверьте, что у выбранного бота одно расписание с вашей программой записи.
5. Задайте сервису семь вопросов из списка выше.
6. Позвоните на демо-номер Alloline и послушайте, как бот записывает клиента по телефону.